دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی یکی از مهمترین ملزومات کارهای حسابداری در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف محسوب می‌شود. مهمترین کاربرد این دفاتر ثبت اسناد و اطلاعات حسابداری روزانه در آن‌ها است. ما در این مقاله قصد داریم به همه نکات مهم پیرامون دفاتر حسابداری بپردازیم. با ما همراه باشید.
منظور از دفاتر حسابداری چیست و چه کاربردی دارند؟
دفاتر حسابداری، دفترهایی هستند که برای ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت آن‌ها در اسناد حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حالت کلی دفاتر حسابداری به دو دسته دفاتر رسمی یا قانونی و دفاتر غیر رسمی (کمکی) تقسیم می‌شوند.
دفاتر رسمی حسابداری
دفاتر رسمی یا قانونی دفاتری هستند که حتما باید مطابق قانون تهیه و تنظیم شود و در مورد آن‌ها اجبارهای قانونی وجود دارد. این نوع دفاتر خود به دو نوع دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می‌شوند.
– دفتر روزنامه: این دفتر محلی برای جمع آوری، ثبت و نگهداری تمام عملیات‌ها و معاملات مالی یک واحد اقتصادی است. تمام وقایع باید به ترتیب تاریخ در این دفتر ثبت شوند. در دفتر روزنامه چندین ستون مجزا وجود دارد که در این ستون‌ها شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار رویدادهای مالی ثبت می‌شوند. مهمترین کاربرد این دفتر استفاده از آن برای تهیه صورت‌های مالی در سال مالیاتی است.
– دفتر کل: از آنجایی که نمی‌توان بعضی از اطلاعات مرتبط با حساب‌ها را به راحتی از دفاتر روزنامه استخراج کرد، دفتر دیگری به نام دفتر کل وجود دارد که اطلاعات آن به صورت طبقه‌بندی و تفکیک شده است. در این دفتر برای هر حساب صفحه جداگانه‌ای در نظر گرفته می‌شود که و تمام رویدادهای مالی مرتبط با آن حساب از دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع رویدادهای مالی، به این صفحه انتقال می‌یابد. این دفتر قانونی یکی از مهمترین دفاتر قانونی شرکت‌ها و موسسات اقتصادی محسوب می‌شود.
دفاتر غیر رسمی حسابداری
دفاتر غیر رسمی خود به زیرگروه‌های بسیاری تقسیم می‌گردد که همگی آن‌ها از اهمیت برخوردار بوده و بسته به شرایط و معاملات واحد اقتصادی از آن‌ها استفاده می‌شود. انواع دفاتر غیر رسمی حسابداری عبارتند از:
دفاتر کمکی (معین)
دفتر معین یا دفتر کمکی یکی از مشهورترین دفاتر غیر رسمی در علم حسابداری است. علت این نامگذاری وجود این دفتر برای کمک به امور حسابداری شرک است و از آن برای تفکیک حساب‌های دفتر کل استفاده می‌شود. به ویژه در شرکت‌های بزرگ که ممکن است اطلاعات کامل یک حساب به راحتی در دسترس نباشد، برخی از حساب‌های مخصوص را که شامل رویدادهای مالی بیشتری هستند به این دفاتر منتقل می‌کنند. دفاتر معین خود انواع مختلفی دارند که شامل موارد زیر می‌شود:
- دفتر معین بانک
- دفتر معین بدهکاران
- دفتر معین اموال
- دفتر معین بستانکاران
دفاتر دارایی
این دفتر طبق ماده ۹ قانون تجارت دفتری است که در آن گزارش‌های کلی از دارایی‌های منقول و غیر منقول واحد تجاری به طور سالیانه جمع آوری می‌شود. در این دفتر دیوان و مطالبات نیز باید با جزئیات ثبت شود.
دفاتر کپیه
طبق تعریفی که در ماده ۱۰ قانون تجارت آمده است، این دفتر، دفتری است که نامه نگاری‌های تجاری و صورتحساب‌های صادره به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت شده است. البته امروزه با توجه به توسعه سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده از چنین دفتری تقریبا منسوخ شده است.
اهمیت دفاتر قانوی حسابداری
همان طور که اشاره شد برای وجود دفاتر قانونی حسابداری اجبار قانونی وجود دارد و همه شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی ملزم به استفاده از آن‌ها هستند. در واقع همه واحدهای تجاری و اقتصادی باید دارای دفاتر روزنامه و دفاتر کل باشند.
مورد دیگری که در اهمیت دفاتر حسابداری باید به آن اشاره کنیم ثبت و ذخیره جزئیات همه رویدادهای مالی در تمام ابعاد در چنین دفاتری است. اطلاعاتی چون تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب و… که در دفاتر قانونی حسابداری ثبت می‌شوند.
چگونگی و تهیه دفاتر حسابداری از منظر قانون
طبق قانون همه اشخاص حقوقی و حقیقی که موظف به تنظیم دفاتر حسابداری قانونی هستند باید پیش از هر سال مالی جدید اقدام به دریافت این دفاتر کنند. در صورتی که معاملات مالی یک واحد اقتصادی بالا باشد می‌تواند طی سال چندین بار و پس از اتمام هر دفتر، با طی اقدامات قانونی دفتر جدیدی دریافت کند.
نکات مهم تحریر دفاتر قانونی
نکته مهمی که در مورد دفاتر قانونی وجود دارد، اصول تحریر در آن‌ها است. در این بخش به مهمترین نکات تحریر و مشکلاتی که در زمان تحریر دفاتر حسابداری با آن‌ها مواجه می‌شوید می‌پردازیم.
- در تحریر دفاتر قانونی حسابداری باید برای هر حساب یک صفحه مجزا در نظر گرفته شود.
- ترتیب ثبت حساب‌ها باید به این صورت باشد: اول دارایی ها، سپس بدهی‌ها و در نهایت سرمایه‌ها ثبت شوند.
- در صورت ثبت اشتباه باید با خودکار قرمز روی آن خط بکشید و با خودکار سیاه ثبت جدید را در قسمت بالای ثبت قبلی انجام داد.
- انتهای هر حساب را باید با یک خط مورب بست تا از سوء استفاده‌های احتمالی پیشگیری شود.
- در مورد دفاتر کل، در پایان هر صفحه باید حتما جمع مانده بدهکار و بستانکار نوشته شود.
مهمترین اشتباهات در تحریر دفاتر حسابداری
از آنجایی که این دفاتر به صورت دستی ثبت می‌شوند، کاملا طبیعی است که در تحریر و نگارش آن‌ها مشکلات و اشتباهاتی رخ دهد. رایج‌ترین مشکلاتی که در مورد دفاتر حسابداری با آن مواجه می‌شوید عبارتند از:
- دریافت نکردن دفاتر قانونی حسابداری
- مغایرت اطلاعات میان دفاتر ثبت شده و اطلاعات نرم افزارهای حسابداری
- تأخیر بیش از حد مجاز در ثبت اطلاعات (ثبت اطلاعات را نباید بیش از ۱۵ روز به تأخیر انداخت.)
- -عدم رعایت اصول دفترنویسی
- جا انداختن یا ثبت اشتباه اسناد حسابداری
خط خوردگی در دفاتر حسابداری
همان طور که قبلا هم اشاره کردیم برای رفع اشتباهات نگارشی در دفاتر حسابداری می‌توانید از خط کشیدن روی اعداد و عناوین اشتباه استفاده کنید. اما نکته مهم اینجا است که این خط خوردگی‌ها نباید بیش از حد و خارج از عرف باشند. در واقع ممیزان مالیاتی می‌توانند این مسئله را با سختگیری بیشتری پیگیری کنند و همین مسئله می‌تواند عامل اصلی بررسی‌های دقیق‌تر و حتی رد دفاتر حسابداری قانونی باشد.
پلمپ دفاتر حسابداری قانونی
دفاتر قانونی حسابداری – به استثنای دفاتر دارایی و کپیه – باید قبل از ثبت اطلاعات در آن‌ها توسط اداره ثبت امضا شوند. پلمپ دفاتر قانونی از جمله الزامات ارائه گزارش به سازمان امور مالیاتی است. در حقیقت همه هزینه‌هایی که واحد اقتصادی در اظهارنامه مالیاتی به سازمان امور مالیاتی ارائه می‌کند باید بر اساس دفاتر قانونی پلمپ شده باشد. پلمپ کردن چنین دفاتری به منظور پیشگیری از دخل و تصرف در آن‌ها صورت می‌گیرد.
همه واحدهای اقتصادی موظف هستند که عملکرد مالی خود را در دفاتر حسابداری ثبت کرده و در صورت درخواست ممیزان مالیاتی آن‌ها را در اختیار این سازمان قرار دهند. اهمیت این دفاتر به اندازه‌ای است که حتی اگر در یک سال مالی هیچ فعالیت اقتصادی انجام نگرفته باشد، باز هم دفاتر حسابداری پلمپ شده را باید به صورت سفید در اختیار ممیزان مالیاتی قرار داد.
جمع‌بندی
دفاتر حسابداری شامل همه دفاتر قانونی و غیر رسمی می‌شود که برای ثبت اطلاعات و گزارشات مالی واحدهای اقتصادی خرد و کلان مورد استفاده قرار می‌گیرند. اهمیت این دفاتر از منظر قانونی بسیار بالا بوده و سازمان امور مالیاتی به صورت سالانه گزارش‌های مالی و اظهارنامه‌های مالیاتی این واحدها را بر اساس دفاتر حسابداری ارائه شده توسط یک واحد اقتصادی بررسی می‌کند. ما در این مقاله به تمام نکات مهم پیرامون دفاتر حسابداری پرداختیم.
